Инструкция о ведении школьной документации

 

Уважаемые коллеги, публикую принятую в гимназии инструкцию о том, как вести школьную документацию. Это крайне необходимый документ  ежедневного использования!  

ИНСТРУКЦИЯ

о ведении школьной документации

 

1. Общие положения

1.1 Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Федеральным законом от "Об образовании в Российской Федерации" (ст. 28, ч.3 . п. 1),  Устава гимназии, Коллективного трудового договора.

1.2. Настоящая инструкция  устанавливает единые требования к школьной документации вообще, порядок составления и оформления учебно-педагогической документации, ведение делопроизводства гимназии, первичного финансового и хозяйственного учёта. Устанавливаются сроки хранения документов.

1.3. Документационное обеспечение деятельности гимназии разделяется на:

- организационно-правовое обеспечение деятельности гимназии;

-информационно-документационное обеспечение управленческой деятельности гимназии.

В состав комплекса организационно-правовых документов образовательного учреждения (далее ОУ)  входят:

- свидетельство о государственной регистрации ОУ;

- Устав гимназии и дополнения к нему (локальные акты);

- договор о взаимоотношениях между ОУ и его учредителем;

- договор о закреплении имущества в оперативное управление;

- лицензия на осуществление образовательной деятельности; свидетельство о государственной аккредитации;

- должностные инструкции;

- правила внутреннего трудового распорядка;

- штатное расписание.

В состав документов информационно-документационного обеспечения управленческой деятельности гимназии входят:

- организационно - распорядительные документы: приказы, инструкции;

- информационно - справочные документы: протоколы, планы, отчеты, телеграммы, справки, акты, докладные и объяснительные записки, письма;

-  договоры: трудовые, с родителями, с организациями, предприятиями и др.;

- документы по личному составу: личные дела, трудовые книжки, документы по аттестации;

- учебно-педагогическая документация: алфавитная книга записи обучающихся, личные дела обучающихся, журнал учета пропущенных и замещенных уроков.

1.4. Статистические отчеты составляются в ОУ на основании ведущегося в них первичного учета. К статистической отчетности гимназии относятся:

- сведения об учреждении, реализующем программы общего образования (форма № ОШ-1);

- сведения о численности и составе работников учреждения, реализующего программы общего образования (форма № 83-РИК).

1.5 Документы ОУ должны оформляться своевременно, четко, разборчиво, без подчисток, помарок, вызывающих сомнения в правильности внесенных данных. Записи в документах ведутся ручкой одного цвета (синей шариковой) или в напечатанном виде. Ошибка, допущенная в тексте или цифровых данных документа, исправляется следующим образом: ошибочные слова или цифры зачеркиваются так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое, а сверху пишутся уточненные данные. Все внесенные исправления должны быть оговорены и заверены подписями лиц, оформивших документ. За доверенность сведений, содержащихся в документах, и доброкачественное их оформление несут ответственность должностные лица, подписавшие документ.

2. Учебно-педагогическая документация

2.1. Учебно-педагогическая документация гимназии состоит из алфавитной книги записи обучающихся, личных дел обучающихся, классных журналов, журналов элективных курсов, курсов по выбору, журналов групп продленного дня, книги учета бланков и выдачи аттестатов об основном общем образовании, аттестатов  об основном общем образовании с отличием;  книги учета бланков и выдачи аттестатов о среднем общем образовании, аттестатов  о среднем общем образовании с отличием; книги протоколов педагогического совета школы, книги приказов.

2.2. Указанные выше документы, кроме личных дел обучающихся, классных журналов, журналов групп продленного дня, при смене директора школы обязательно передаются по акту. Акт подписывается бывшим директором и вновь назначенным, а также представителем муниципального органа управления образования, присутствующими при передаче.

2.3. Устанавливаются сроки хранения документов. При этом в целях удобства введены сокращения, например: документы постоянного хранения - ПХ; документы временного хранения - ВХ-3 (срок хранения 3 года).

2.4. В гимназии имеется документация по учету и движению детей школьного возраста от 6,5 до 18 лет включительно, предусмотренная инструкциями по учету детей, подлежащих обучению.

2.5. Документы о результатах промежуточной аттестации хранятся в гимназии один год.

2.6. Алфавитная книга записи учащихся ведется как обязательный документ. В книгу записываются все обучающиеся гимназии.  Ежегодно в нее заносятся сведения об обучающихся нового приема. Обучающиеся в список заносятся в алфавитном порядке, независимо от классов, в которых они учатся. Для каждой буквы алфавита отводятся отдельные страницы, и по каждой букве ведется своя порядковая нумерация. Порядковый номер записи обучающегося в книге является одновременно номером его личного дела.

Выбывшими следует считать обучающихся, прекративших посещение гимназии вследствие перемены места жительства, перешедших в другое  ОУ или иное учебное заведение, исключенных из гимназии, а также окончивших гимназию. Временное прекращение учебных занятий (например, по болезни) в алфавитной книге не отмечается.

Выбытие обучающегося и окончание им гимназии оформляются приказом директора с указанием причины выбытия; одновременно в графу алфавитной книги заносятся номер и дата приказа выбытия.

Исправления в книге скрепляются подписью директора гимназии.

Книга постранично пронумеровывается, прошнуровывается и скрепляется подписью директора и печатью гимназии.

2.7. Личное дело обучающегося ведется на каждого обучающегося с момента поступления в гимназию и до ее окончания (выбытия).

В личное дело учащегося заносятся: общие сведения об обучающемся, итоговые отметки успеваемости по классам и записи о наградах. В период обучения обучающегося в X -XI классах в личном деле находятся копии  аттестата об основном общем образовании и паспорта.

Личные дела обучающихся в I – XI классах ведутся классными руководителями. Личное дело имеет номер, соответствующий номеру в алфавитной книге записи обучающихся (например, № К/5 - означает, что учащийся записан в алфавитной книге на букву "К" под № 5).

При выбытии учащегося из гимназии личное дело выдается на основании письменного заявления родителям или лицам, их заменяющим, с отметкой об этом в алфавитной книге; по окончании гимназии личное дело обучающегося хранится в архиве гимназии 3 года.

2.8. Классный журнал – государственный нормативно-финансовый документ, вести который обязан каждый учитель и классный руководитель. Устанавливаются три вида классных журналов - для I – IV, V – IX, X – XI классов. Журналы параллельных классов нумеруются литерами.

Директор гимназии и его заместители по учебно-воспитательной работе обеспечивают хранение классных журналов и систематически осуществляют контроль за правильностью их ведения. (Приложение № 1. Инструкция по ведению классных журналов)

Учитель, проверяя и оценивая знания обучающихся, выставляет отметки в журнал, а также обязательно отмечает посещаемость школьников. При проведении сдвоенных уроков делается запись даты и темы каждого урока. По письменным работам оценки выставляются в графе того дня, когда проводилась данная работа. По проведенным практическим и лабораторным работам, экскурсиям, контрольным письменным работам точно указывается их тема и количество затраченных часов.

Отметки за каждую учебную четверть (полугодие) выставляются после записи даты последнего урока по данному предмету в четверти (полугодии). Одновременно с этим четвертные (полугодовые) оценки заносятся классным руководителем в сводную ведомость учета успеваемости и поведения учащихся.

Учет знаний детей, обучающихся на дому, ведется в отдельном журнале. Классный руководитель переносит в сводную ведомость учета успеваемости обучающихся только четвертные (полугодовые), годовые и итоговые отметки.

В классном журнале учтено, что класс на занятиях по иностранному языку, физической культуре (X – XI классы), технологии (V – VIII классы) информатике (VIII – XI классы) делится на две группы если наполняемость класса составляет не менее 25 человек.

Классный руководитель записывает в классном журнале фамилии и имена учащихся в алфавитном порядке, заполняет "Общие сведения об учащихся" с использованием данных из их личных дел.

Ежемесячно классным руководителем в раздел "Учет посещаемости учащихся" записывается количество дней и уроков, пропущенных обучающимися. Подводятся итоги о количестве дней и уроков, пропущенных каждым учащимся и классом в целом за четверть (полугодие) и учебный год.
           В классном журнале записываются предметы Учебного плана, входящие в обязательную учебную нагрузку.

           Страница "Замечания по ведению классного журнала" заполняется заместителем директора по учебно-воспитательной работе (директором) школы, где фиксируется дата проверки и отметка о выполненной работе. Вынесенные замечания фиксируются в «Справке» и доводятся до сведения членов административного совета и педагогического коллектива на совещании.

Директор школы и его заместитель по учебно-воспитательной работе обеспечивают хранение классных журналов и систематически осуществляют контроль за правильностью их ведения.

2.9. Журнал курсов по выбору и элективных занятий является основным документом учета элективных занятий и ведется по каждому курсу отдельно. Требования к ведению записей в журнале элективных занятий аналогичны требованиям, предъявляемым к порядку ведения их в классном журнале.

2.10. Журнал группы продленного дня ведется при наличии групп продленного дня, по утвержденной форме.

Журнал группы продленного дня рассчитан на учебный год. Ведение соответствующих записей в данном журнале обязательно для каждого воспитателя. Воспитатель обязан ежедневно отмечать не явившихся в группу.
В графах "Работа воспитателя"  делается запись о количестве проработанных часов в группе и кратком содержании работы с обучающимися.

Директор гимназии и заместитель директора по воспитательной работе систематически проверяют правильность ведения журнала группы продленного дня, замечания фиксируются в справке и доводятся до сведения членов административного совета и педагогического коллектива на совещании.

В журнал разрешается вносить только фамилии обучающихся, зачисление которых в группу оформлено приказом директора школы. Если обучающийся прервал посещение группы продленного дня и его выбытие оформлено приказом директора школы, то в графе "Дата выбытия" следует вписать число и месяц отчисления из группы. Если обучающийся начал посещать группу в течение года, фамилия его заносится в журнал в конце списка, а не следующим в алфавитном порядке.

2.11. В конце каждого учебного года классные журналы, журналы курсов по выбору и элективных курсов, журналы домашнего обучения и журнал группы продленного дня заполненные, проверенные классным руководителем и подписанные заместителем директора, сдаются в архив гимназии.

2.12. Книга учета бланков и выдачи аттестатов об основном общем и  среднем общем образовании (ВХ-50) ведется на основании рекомендации Минобрнауки РФ.

2.13. Книга протоколов педагогического совета гимназии (ВХ-5). В книге протоколов фиксируется ход обсуждения вопросов, выносимых на педагогический совет, предложения и замечания членов педсовета. Протокольно оформляются итоги работы гимназии по отдельным вопросам учебно-воспитательного процесса за четверть, полугодие или учебный год.

Принятые решения педагогического совета записываются в протоколы. Каждый протокол подписывается председателем и секретарем педагогического совета.

Книга протоколов педагогического совета пронумеровывается, прошнуровывается, скрепляется подписью директора и печатью гимназии.

2.14. В книге приказов по гимназии оформляются: указания и распоряжения по вопросам учебно-воспитательного процесса, прием на работу и освобождение от нее учителей и других работников гимназии в соответствии с законодательством РФ о труде и Правилами внутреннего трудового распорядка для работников ОУ, численный состав обучающихся по классам на начало учебного года, зачисление и выбытие обучающихся, распределение между учителями учебных часов, классного руководства, закрепление учебных кабинетов, поощрения, взыскания и т.д.

Приказами по гимназии оформляются решения педагогического совета о допуске обучающихся к экзаменам, об окончании обучающимися гимназии и т.д. При этом списки обучающихся (по классам, переводимых в следующий класс или выпускаемых из гимназии и т.п.) фиксируются в протоколах педсовета, а в приказах указываются общие результаты.

Книга приказов должна быть постранично пронумерована, прошнурована, скреплена подписью директора и печатью гимназии.

2.15. Журнал учета пропущенных и замещенных уроков (ВХ-5) ведется заместителем директора по учебно-воспитательной работе. В него заносятся сведения о пропущенных и замещенных уроках. Записи производятся только на основании надлежаще оформленных документов (приказов по школе, больничных листов, записей в классных журналах и т.п.). Учитель, который провел уроки в порядке замещения, расписывается об этом в журнале. Записи в журнале должны соответствовать записям в Табеле учета использования рабочего времени и подсчета заработка (форма №421 по ОКУД).

3. Делопроизводство гимназии

Документное обслуживание управления деятельностью гимназии ведется в соответствии с утвержденной номенклатурой дел  и Инструкцией по делопроизводству, в которой дается система правил, нормативов и рекомендаций по ведению делопроизводства в гимназии с момента поступления или создания документов до сдачи их в архив на основании действующего законодательства.

Контроль за исполнением документов периодически осуществляется администрацией гимназии через книгу регистрации входящих и исходящих документов.

Ответственность за состояние и правильное ведение делопроизводства в гимназии, своевременное исполнение документов и сохранность их возлагается на директора гимназии и соответствующего работника согласно штатному расписанию. Контроль за правильным ведением делопроизводства в гимназии осуществляют вышестоящие органы управления образования.

К делопроизводству гимназии также относится оформление личных дел и осуществление записей в трудовых книжках учителей и других работников гимназии (за исключением директора), которое осуществляется в порядке, определенном Правилами внутреннего трудового ОУ.

Приложение № 1

ИНСТРУКЦИЯ

по ведению классных журналов

I. Общие положения

1. Классный журнал (далее - журнал) является государственным документом, и ведение его обязательно для каждого учителя, классного руководителя. Классный руководитель и учителя-предметники несут ответственность за состояние, ведение и сохранность журнала. Журнал рассчитан на учебный год. Журналы параллельных классов нумеруются литерами, например, 5а класс, 7б класс, 9в класс и т.д. Категорически запрещается допускать обучающихся к работе с классными журналами.

2. Записи в журнале должны вестись на русском языке. Записи в журнале должны быть сделаны шариковой ручкой синего цвета четко, аккуратно, без исправлений.

3. В конце учебного года журнал сдается классным руководителем на проверку заместителю директора по учебно-воспитательной работе.

4. Классный  журнал   хранится   в  архиве  учреждения   5   лет,   сводная   ведомость  учета успеваемости обучающихся - 25 лет.

I.                   Обязанности администрации образовательного учреждения

1. Директор гимназии и его заместители обязаны обеспечить хранение классных журналов и систематически осуществлять контроль за правильностью их ведения.

2. Заместитель директора по учебно-воспитательной работе проводит инструктаж учителей каждой параллели по требованиям, предъявляемым к ведению журнала, с учетом изучаемых дисциплин; дает указания учителям о четком распределении страниц журнала, отведенных на текущий год, ведет  учет успеваемости и посещаемости обучающихся; осуществляет анализ выполнения программы в соответствии с количеством часов, выделенных в учебном плане на каждый  предмет. Учитель письменно подтверждает, что с инструкцией по ведению журнала ознакомлен (подпись, расшифровка подписи, дата).

3. Заместитель директора по учебно-воспитательной работе проводит инструктаж и с медицинским работником школы.

4. Директор и заместители директора по учебно-воспитательной работе по итогам проверки заполняют журналы согласно указаниям в соответствующих графах «Замечания по ведению классного журнала», где указывают замечания (адресные, конкретные, указывается время, отведенное на устранение сделанных замечаний). По итогам повторной проверки делается отметка об устранении обнаруженных ранее замечаний. Все записи подкрепляются подписью проверяющего. По итогам проверок журналов проверяющими составляется правка. В случае нарушений, допущенных при ведении классного журнала, учителю-предметнику или классному руководителю, а также заместителю директора по учебно-воспитательной работе объявляется дисциплинарное взыскание за невыполнение своих должностных обязанностей в соответствии со статьями Трудового кодекса Российской Федерации.

5. Руководитель образовательного учреждения несет персональную ответственность за невыполнение положений настоящей инструкции в соответствии с законодательством.

II.                Обязанности классного руководителя

1. Классный руководитель заполняет в журнале: титульный лист, оглавление (наименования предметов в оглавлении пишутся с прописной буквы в соответствии с учебным планом), списки обучающихся на всех границах (фамилия, имя - полностью); фамилию, имя, отчество учителя-предметника (полностью без сокращений) на всех страницах журнала; наименования предметов (со строчной буквы; не допускаются сокращения в наименовании предметов, например, ОБЖ, МХК, ИЗО, физкультура); общие сведения об обучающихся; сводную ведомость посещаемости; сводную ведомость учета успеваемости обучающихся; сведения о факультативных занятиях и занятиях в кружках, секциях; сведения о количестве пропущенных уроков (только количественный показатель без дополнительных пояснений), листок здоровья (фамилия, имя обучающихся - полностью; классный руководитель контролирует заполнение медицинским работником сведений о состоянии здоровья обучающихся).

2. Классный руководитель ежедневно отмечает количество уроков, пропущенных обучающимся, подводит итоги о количестве дней и уроков, пропущенных каждым обучающимся за четверть (полугодие) и учебный год.

3. Классный руководитель переносит с предметных страниц в сводную ведомость учета успеваемости обучающихся отметки за четверть (полугодие), год, экзаменационные и итоговые отметки.

4. В случаях обучения обучающихся в лечебно-профилактических учреждениях и оздоровительных общеобразовательных учреждениях санаторного типа для детей, нуждающихся в длительном лечении, классный руководитель помещает в журнал ведомость с текущими и (или)  итоговыми отметками, которая, как и журнал храниться в архиве 25 лет. Текущие оценки из ведомости на предметные страницы не переносятся. На их основании выставляются только итоговые (четвертные, годовые) оценки.

III.             Обязанности учителя-предметника

1. Журнал заполняется учителем в день проведения урока. Записи по учебным предметам ведутся на русском языке. Количество проведенных уроков и соответствующие им даты должны совпадать.

2. На правой стороне развернутой страницы журнала учитель обязан записывать тему, изученную на уроке, и задание на дом. При проведении сдвоенных уроков дата записывается дважды и, соответственно, тема каждого урока.

3. Тема урока формулируется в соответствии с утвержденным календарно-тематическим планированием. Не допускаются записи вида: «Контрольная работа №1», «Решение задач» и  т.п. Правильная запись: «Контрольный диктант №2 «Сложное предложение» или «Решение задач по теме «…..».

4. По проведенным практическим, лабораторным, контрольным, письменным работам следует точно указывать их темы. Отметки за письменные контрольные работы проставляются в графе того дня, когда проводилась данная работа, и в сроки, оговоренные соответствующим положением.

5. Все записи по иностранному языку ведутся на русском языке. В графе «Что пройдено» помимо темы урока обязательно надо указать одну из основных задач урока. Например: «Ознакомление с определенным артиклем».

6. Количество часов по каждой теме должно соответствовать утвержденному календарно-тематическому планированию и рабочей учебной программе по предмету.

7. В графе «Домашнее задание» записываются содержание задания с отражением специфики организации домашней работы и характер его выполнения (читать, рассказывать, наизусть), страницы, номера задач и упражнений, практические задания. В случае если на уроке не задается домашнее задание, допускается отсутствие записи в соответствующей графе.

8. Учитель обязан систематически проверять и оценивать знания обучающихся, а также отмечать посещаемость обучающихся (отмечает отсутствующих на уроке строчной буквой «н»).

9. Итоговые отметки обучающихся за четверть (полугодие, год) должны быть обоснованы (то есть соответствовать успеваемости обучающегося в аттестационный период). Чтобы объективно аттестовать обучающихся, необходимо не менее трех текущих отметок при двухчасовой недельной учебной нагрузке по предмету и более девяти при учебной нагрузке более двух часов в неделю с обязательным учетом качества знаний обучающихся по письменным, лабораторным, практическим работам. При одночасовой недельной нагрузке по предмету аттестация может проводиться по полугодиям (первое, второе, год).

Следует помнить, что выставление неудовлетворительных оценок на первых уроках после длительного отсутствия учащихся (трех и более уроков), после каникул сдерживает развитие успехов в их учебно-познавательной деятельности и формирует негативное отношение к учению и учебным предметам.

10. Итоговые отметки за каждое учебное полугодие или четверть выставляются учителем после записи даты последнего урока по данному предмету в полугодии (четверти) без пропуска клетки. Не допускается выделять итоговые отметки (чертой, другим цветом и т.п.). Оценки заносятся классным руководителем в сводную ведомость учета успеваемости обучающихся.

11. В клетках для отметок учитель имеет право записывать только один из следующих символов -  2, 3, 4, 5, н.  Выставление в журнале точек, отметок со знаком «минус», записи карандашом не допускаются. Выставление в одной клетке двух отметок допускается  только  по русскому языку и литературе.

12. При выставлении четвертных, годовых, итоговых отметок в классных журналах неаттестованным по предмету обучающимся (по уважительной или неуважительной причине, освобожденным по состоянию здоровья) клетка остаётся пустой. Записи «-», не аттестован – «н/а» - не допускаются.

13. На занятиях класс делится на две подгруппы, записи ведутся индивидуально каждым учителем, ведущим подгруппу.

14. При замещении уроков классный  журнал заполняет замещающий учитель в обычном порядке (подпись и другие сведения записываются в журнале замещения уроков).

15. Учет знаний детей, обучающихся на дому, ведется в отдельном журнале. Классный руководитель переносит в сводную ведомость учета успеваемости обучающихся только четвертные (полугодовые), годовые и итоговые отметки.

16. В случае ошибочной отметки необходимо: исправить отметку, т.е. зачеркнуть и рядом поставить правильную; сделать запись внизу страницы: Иванова Ирина – 4 (хорошо), подпись директора и печать учреждения.

17. Отсутствующие школьники отмечаются буквой «н» (болезнь, пропуск и пр.); освобожденные от уроков физической культуры обучающиеся не отмечаются, т.к. они обязаны присутствовать на уроке.